Comment un inventaire des aliments sensibles va changer la façon dont vous pensez à votre restaurant

La base d’un système de comptabilité de restaurant réussi est de s’assurer que vos revenus bruts de nourriture et de boisson finissent en tant que bénéfice net sur votre état P&L.

Étant donné que les recettes brutes représentent vos ventes d’aliments et de boissons et que le plus grand pourcentage de ces recettes est généré par un petit pourcentage de vos achats d’aliments et de boissons, il est important que vous ayez un contrôle étroit sur ces éléments.

Nous appelons ces articles  » articles sensibles « , et ils doivent être traités comme tels. Vous dépensez 80 % de votre argent sur 20 % de vos articles. Il s’agit des articles situés au centre de l’assiette, comme les steaks, les fruits de mer, le bœuf, l’agneau, le poulet et autres protéines. Ils comprennent également le vin cher, les liqueurs haut de gamme, les bières en bouteille et les bières artisanales. Tous ces articles représentent la majeure partie de vos achats. S’ils ne sont pas comptabilisés correctement, votre résultat net va rapidement diminuer ou disparaître.

C’est pourquoi la réalisation régulière d’inventaires des articles sensibles est si cruciale pour la précision du système comptable de votre restaurant.

Nous utilisons le terme « sensible » car il est défini comme suit :

Facilement fluctuant en termes de prix ou de demande ; facilement affecté ou modifié par divers agents.

Comme les aliments et les boissons pour lesquels vous dépensez le plus d’argent fluctuent en termes de prix et sont affectés par divers autres facteurs, vous devez vous assurer que vous comptabilisez ces articles sensibles au moins sur une base hebdomadaire, mais plus idéalement sur une base quotidienne.

Vos protéines de prix élevé, vos vins, bières, cordiaux et liqueurs onéreux doivent tous être inclus dans vos inventaires quotidiens d’articles sensibles.

Si vous effectuez régulièrement ces inventaires, vous serez immédiatement conscient de toute variation de vos articles sensibles et pourrez en trouver rapidement la cause.

Si vous faites ces inventaires à la fin du mois, et que quelques semaines plus tard vous examinez votre compte de résultat et découvrez des écarts, vous ne pouvez pas faire grand-chose à ce moment-là. Il n’y a aucun moyen de savoir ce qu’il est advenu des articles manquants ou pourquoi exactement vous n’avez pas atteint vos prévisions ou pourquoi vos coûts de nourriture et de boissons sont hors normes.

Vous vous dites peut-être : « Mon personnel et moi faisons déjà plus avec moins et ajouter une tâche de plus à notre travail quotidien, c’est trop… ». Cependant, si vous n’ajoutez pas cette méthode essentielle au système de comptabilité de votre restaurant et à votre routine quotidienne, l’argent que vous dépensez pour vos articles à coût élevé pourrait ne pas produire les revenus escomptés. En fait, cela pourrait vous coûter de l’argent chaque jour et affecter considérablement vos bénéfices nets.

Une fois que vous avez pris l’habitude de faire l’inventaire des articles sensibles, cela va beaucoup plus vite et vous savez vraiment où va votre argent et où il est gaspillé. En outre, votre personnel saura également que vous comptabilisez tous vos articles sensibles et que vous portez une attention particulière à la manière dont votre argent travaille pour vous.

Considérez cette histoire vraie :

Un restaurant permettait à son personnel de manger tout ce qu’il voulait à la fin de son service. Les employés se rendaient dans la chambre froide et prenaient tout ce qu’ils voulaient, y compris des steaks, des crevettes, du homard, etc. Les cuisiniers le préparaient ou le personnel le faisait lui-même… et devinez quoi… pendant qu’ils étaient en service. Ainsi, les propriétaires ne laissaient pas seulement leurs employés manger tout ce qu’ils voulaient… ils les payaient pour le faire.

Un jour, leur consultant a pris dix billets de cinquante dollars, les a placés sur les étagères de la chambre froide et a invité les propriétaires à entrer dans la chambre froide. Il leur a demandé ce qu’ils voyaient et les propriétaires ont répondu… beaucoup d’argent. Le consultant leur a demandé s’ils étaient d’accord pour que leur personnel prenne ce qu’ils voulaient dans la chambre froide. Ils ont immédiatement répondu « NON, c’est notre argent ».

Le consultant a demandé aux propriétaires quelle était la différence entre les billets de 50 dollars et les produits alimentaires dans la chambre froide. C’est alors que l’ampoule s’est allumée et qu’ils ont compris que c’était leur argent qui se trouvait dans la chambre froide. Ils ont réalisé qu’ils permettaient au personnel de prendre leur argent en le payant pour qu’il ait le champ libre sur leur inventaire. C’était un signal d’alarme pour eux.

Comment réaliser votre inventaire d’articles sensibles de votre restaurant ?

Décidez quels articles sensibles vous allez compter. Nous vous suggérons de compter vos aliments et boissons les plus chers.

Effectuez votre premier inventaire des articles sensibles avant l’ouverture ou à la fin de la journée, lorsque tous vos articles sensibles sont dans leurs zones de stockage, c’est-à-dire les congélateurs, les chambres froides, les réfrigérateurs, les salles de stockage, etc.

Vous pouvez créer vos propres formulaires principaux d’inventaire des articles sensibles une fois que vous savez quels articles vous voulez compter. Nous vous suggérons de créer un inventaire d’articles sensibles distinct pour vos aliments et boissons.

Voici comment utiliser l’inventaire des articles sensibles :

inventaire des produits alimentaires sensibles

Dans l’exemple ci-dessus, nous utilisons un exemple de restaurant. Indiquez le jour, la date, l’heure et la personne qui compte l’inventaire.

Dans l’exemple ci-dessus, le comptage est effectué le lundi soir après le service.

Nous comptons les filets pelés de 5 onces et plus et les steaks d’épaule de 14 onces.

Pour les filets, sous le nom de l’article, nous avons écrit 5+ filets.

Pour le nombre d’unités, nous avons mis « ea », car nous comptons les filets par « chaque ».

Le total précédent est la quantité en main à la fin du comptage du jour précédent. Comme c’est notre premier comptage, nous mettons 0.

« Received today » (Reçu aujourd’hui) : tous les articles reçus dans le restaurant aujourd’hui.

Le « Total I/H » (Total In House) est le total du comptage de fin de journée d’hier, plus les filets reçus aujourd’hui.

Comme nous avons commencé notre premier inventaire sensible aujourd’hui, il n’y avait pas de total précédent. Nous avons reçu 10 filets et il y en a 10 dans la maison, donc le total I/H est de 20 filets.

Ensuite, nous effectuons un comptage de fin de journée (EOD).

Il y en a 4 dans le « Freezer », 12 dans le « Walk-in » et 2 sur la « Line ». Si nous stockons des filets dans d’autres zones, le compte sera placé dans « Autres » ou vous pouvez renommer ce champ. Les filets ne sont pas stockés dans d’autres zones, nous laissons donc ce champ vide.

« Transferts » est destiné aux articles transférés dans ou hors de votre inventaire. Si vous avez transféré des filets à la cuisine des banquets ou si vous en avez fait entrer, vous les ajoutez ou les soustrayez de votre inventaire. Il n’y a pas eu de transfert dans cet exemple.

Nous avons commencé avec 20 filets dans la maison. Le décompte de fin de journée indique un total de 18.

L’étape suivante consiste à comptabiliser tous les articles vendus à partir des rapports de votre point de vente (Qté vendue). Dans le cas des filets, nous ne les vendons pas, mais nous les divisons en filets mignons et petits filets.

Ainsi, lorsque vous regardez la variance de -2, en prenant les 20 que nous avions au total I/H et le total EOD de 18 (20-18=2), un drapeau rouge s’élève immédiatement. L’absence de deux filets coûteux de l’inventaire constitue un écart important.

S’il y a un écart, vous l’indiquez dans la colonne Var (+/-) et vous en donnez la raison. Il peut s’agir d’un gâchis, d’une date dépassée, d’une surcuisson, d’un retour ou de toute autre raison pour laquelle il y a un écart dans votre inventaire.

Le chef nous a informés que les deux filets ont été divisés en filets mignons. Ces 20 filets mignons seront alors ajoutés comme un article et comptés dans l’inventaire des articles sensibles.

Lorsque nous compterons demain, nous commencerons avec un total précédent de 18 filets mignons et nous effectuerons le même processus.

L’article suivant est un steak de boeuf de 14 onces. Le nom de l’article est 14 oz. Le nom de l’article est 14 oz. NY strip ; le nombre d’unités est « ea », le Prev Ttl est zéro puisque c’est notre premier comptage.

Nous en avons reçu 24 aujourd’hui et nous en avions déjà 34 en stock, le total I/H est de 58.
A la fin de la journée, nous avons 8 dans le congélateur, 11 dans la chambre froide et 7 sur la ligne.
Le total EOD est de 26.
Le point de vente montre que 31 ont été vendus. (Qté vendue)
Nous prenons le total de 58 I/H, moins 31 vendus, moins le total EOD de 26. La variance est de -1.

Une vérification rapide auprès du chef cuisinier révèle qu’il a décidé de ne pas servir de steak car il était trop gras. Nous tenons compte de l’écart et obtiendrons un crédit du fournisseur afin que l’écart n’affecte pas notre coût alimentaire.

Demain, nous commencerons avec un total de 26 et recommencerons le processus.

Effectuez ce comptage pour tous vos articles sensibles, ceux qui représentent vos articles de grande valeur dans vos congélateurs, chambres froides, réfrigérateurs et autres zones de stockage.

Procédez de la même manière pour vos boissons sensibles : vins, alcools et bières de grande valeur.

Gardez la trace de tous ces articles de grande valeur dans la comptabilité de votre restaurant pour qu’à la fin de la journée, vous comptiez vos bénéfices et non vos pertes.

Lorsque vous investissez un peu de temps à la fin de chaque journée pour effectuer des inventaires d’articles sensibles, vous avez un contrôle beaucoup plus étroit de vos articles coûteux et vous gardez plus d’argent à votre disposition.

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