Améliorer la comptabilité des restaurants en 9 étapes

La gestion d’un restaurant peut être une entreprise incroyablement gratifiante, surtout lorsqu’elle est alimentée par l’inspiration et la passion pour le secteur de l’alimentation et des boissons.

Ce que la plupart des restaurateurs négligent lorsqu’ils ouvrent leur premier restaurant ou rejoignent une nouvelle équipe de gestion, c’est la comptabilité des restaurants. Un aspect de l’exploitation d’un restaurant que même les restaurateurs les plus expérimentés ont du mal à maîtriser.

Qu’est-ce que la comptabilité des restaurants ?

La comptabilité d’un restaurant est une pratique souvent négligée mais extrêmement importante pour gérer une entreprise prospère. Les pratiques de base de la comptabilité des restaurants, telles que le compte de résultat, le rapport sur les flux de trésorerie, les prévisions financières, le seuil de rentabilité, les marges bénéficiaires nettes, etc. aident les comptables de restaurants à augmenter leurs bénéfices et à assurer le succès financier à long terme de leur enseigne.

Entre le compte de résultat, la masse salariale, le coût des aliments, les marges de contribution et une foule d’autres termes de comptabilité de restaurant à consonance étrangère, ce n’est pas une surprise.

La comptabilité des restaurants n’est tout simplement pas facile.

Mais malheureusement, on ne peut pas l’éviter. Sans pratiques comptables appropriées, sans comptabilité de restaurant et sans stratégie commerciale, la plupart des restaurants sont voués à l’échec.

Les marges bénéficiaires des restaurants sont déjà très minces, et essayer de les augmenter en amenant plus de clients à votre restaurant n’est parfois pas suffisant. Au mieux, vous augmenterez vos revenus, mais vos bénéfices resteront stables.

Alors comment les restaurants peuvent-ils cimenter le succès financier à long terme de leur marque ?

Cet article aborde certains des plus grands défis de la comptabilité des restaurants auxquels sont confrontés les exploitants de restaurants et fournit des conseils et des ressources pour aider votre entreprise à se mettre sur la bonne voie.

Les bases de la comptabilité des restaurants

Avant de plonger dans les détails de la comptabilité des restaurants, il convient de comprendre quelques termes et pratiques de base de la comptabilité des restaurants.

Compte de résultat

Le « compte de résultat », souvent appelé « P&L », est un moyen essentiel pour les propriétaires de restaurants de suivre un certain nombre de paramètres financiers différents. Cette méthode financière simple permet de compiler dans un seul document les recettes, les coûts des aliments, les coûts d’exploitation et les coûts de main-d’œuvre. Certains restaurants conservent des feuilles de P&L mises à jour annuellement, mais il est recommandé de les mettre à jour sur une base hebdomadaire.

Rapport sur les flux de trésorerie

Un rapport sur les flux de trésorerie permet de suivre les entrées et sorties d’argent de votre restaurant. Lorsque l’argent sort de votre entreprise, on parle de  » sorties d’argent  » et lorsque l’argent entre dans votre entreprise, on parle d' » entrées d’argent « .

Le but d’un rapport sur les flux de trésorerie est de vous montrer combien d’argent votre restaurant a actuellement et si le flux de trésorerie dans votre entreprise est suffisant pour soutenir les opérations.

Prévisions financières

Les prévisions financières peuvent être la meilleure arme d’un restaurateur contre la faillite. Lorsque vous établissez des prévisions financières pour votre restaurant, vous prévoyez (sur la base des tendances) le montant des recettes que votre entreprise générera à l’avenir.

Ce rapport vous aidera à prendre des décisions commerciales à long terme, par exemple si vous pouvez ou non vous agrandir, ouvrir d’autres succursales, changer de marque, etc.

Paie

La paie est le nom donné à tous les coûts associés à l’emploi de votre personnel. Cela inclut les salaires, les heures supplémentaires, les primes, les augmentations, etc.

Seuil de rentabilité

Il est essentiel de connaître le seuil de rentabilité de votre restaurant. Le seuil de rentabilité d’un restaurant est le montant des recettes qu’il doit générer pour couvrir toutes ses dépenses.

Cela vous aidera à évaluer la performance de votre restaurant au jour le jour. Par exemple, un restaurant dont le seuil de rentabilité de 4 000 $ a généré 6 500 $ aujourd’hui sait qu’il a réalisé un bénéfice de 2 500 $.

Marge bénéficiaire nette

Votre marge bénéficiaire nette est une meilleure façon de considérer les revenus générés par votre restaurant, car elle tient compte de toutes les dépenses d’exploitation, vous laissant avec l’argent excédentaire que vous avez gagné.

Un restaurant très fréquenté peut réaliser des milliers de recettes par jour, mais rester déficitaire. C’est pourquoi il est si important de comprendre votre marge bénéficiaire et de la surveiller.

Comment améliorer la comptabilité des restaurants

Maintenant que vous avez une compréhension de base de certains des termes associés à la comptabilité d’un restaurant, plongeons dans la façon dont vous pouvez améliorer vos pratiques comptables.

Sous-traitez votre paie

Disposer d’un système de paie organisé est l’une des facettes les plus essentielles de la gestion d’une entreprise. Dans le secteur de la restauration en particulier, les employés sont souvent payés chaque semaine, certains recevant un salaire fixe et d’autres étant payés à l’heure, trouver le temps de gérer tous ces comptes peut être incroyablement difficile.

L’externalisation du processus, en revanche, est non seulement abordable mais peut être incroyablement gratifiante à long terme. Les lois sur la paie changent constamment, et tout paiement manqué ou toute procédure incorrecte peut entraîner une lourde amende pour le restaurant.

En confiant la gestion de vos comptes à un professionnel de la paie, vous économiserez des heures chaque semaine et vous aurez la garantie de n’être en infraction avec aucune loi.

Anticipez les besoins en stocks

S’assurer que votre restaurant n’est jamais en sous-stock ou en sur-stock est une tâche très difficile. Avec des articles dont la date de péremption est courte, il s’agit de planifier autant de livraisons et de ramassages que possible pour rester prêt.

Alors, comment un restaurateur est-il censé être toujours dans le coup ?

Les programmes et ressources financières tels que les systèmes de gestion des tables et les systèmes de réservation en ligne peuvent aider à prévoir la demande attendue, ce qui permet de s’assurer que le restaurant est toujours bien approvisionné.

Par exemple, si votre système de gestion des tables révèle que les week-ends sont toujours complets, des stocks supplémentaires peuvent être commandés pour ces jours-là afin de compenser et de ne pas commander autant les jours de semaine.

Tirez parti des données du point de vente

La comptabilité d’un restaurant n’est pas seulement confinée au bureau à l’arrière, mais beaucoup de bonnes pratiques comptables commencent à l’avant de la maison.

Les systèmes de point de vente sont utilisés dans les restaurants pour enregistrer toutes les commandes passées par les clients et pour effectuer les transactions.

Un bon système de point de vente vous permettra de suivre les coûts de main-d’œuvre, les inventaires et les différentes méthodes de paiement, ainsi que de générer des rapports de vente. Le choix d’un bon système de point de vente constitue un lien entre le système de comptabilité de la salle et celui de l’arrière-salle, ce qui facilite grandement la facturation quotidienne.

C’est encore mieux si vous pouvez trouver un système de gestion des tables qui s’intègre à votre système de point de vente.

Engagez un comptable

Si vous avez des difficultés à gérer les finances de votre restaurant, votre meilleure option est d’engager un comptable.

L’embauche d’un comptable peut être incroyablement bénéfique pour presque tous les restaurants, qu’ils soient grands ou petits, et peut être utile même si vous avez des notions de comptabilité au jour le jour.

Avec un comptable, non seulement le processus sera plus facile, mais il peut également vous aider dans les processus plus compliqués comme l’interprétation des finances de votre restaurant. Si vous n’êtes pas en mesure d’engager un comptable interne, il existe de nombreux comptables indépendants ou cabinets comptables qui peuvent vous aider à temps partiel.

Leurs services peuvent inclure des consultations financières, la gestion des salaires, des projections commerciales et une comptabilité avancée, en plus de s’assurer que vous respectez les lois financières locales.

Utilisez un logiciel financier

Les logiciels financiers sont conçus pour rendre la comptabilité des restaurants aussi facile que possible pour les propriétaires de restaurants. Il existe un certain nombre de programmes différents parmi lesquels vous pouvez choisir, chacun ayant ses propres avantages et inconvénients.

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples qui pourraient rendre vos processus comptables quotidiens super simples.

Microsoft Dynamics GP vous permet de contrôler les finances, les stocks et les informations commerciales, tout en s’intégrant à votre courrier électronique et à votre calendrier.

QuickBooks est l’un des programmes financiers les plus connus, et avec l’ajout de QuickBooks POS, c’est une solution de comptabilité tout en un.

Le logiciel dispose d’un planificateur financier de démarrage très utile qui vous permettra de prévoir les revenus attendus et vous fournira une estimation des coûts de démarrage pour vous aider à planifier l’avenir de votre restaurant.

Mettez régulièrement à jour votre compte de résultat

L’utilité d’un compte de résultat dépend de la quantité d’informations que vous suivez. Mettre à jour votre compte de résultat une fois par an n’est pas suffisant.

La plupart des comptables de restaurants recommandent de mettre à jour votre compte de résultat au moins une fois par semaine afin que les informations soient toujours à jour et vous donnent une radiographie de votre situation financière actuelle.

Nous avons mis au point un modèle Excel de compte de résultat gratuit et facile à utiliser que vous pouvez commencer à utiliser dans votre restaurant dès aujourd’hui.

Suivi des ventes du restaurant

L’une des tâches les plus difficiles pour les restaurateurs est le suivi des ventes quotidiennes. Il est recommandé aux petits restaurants d’aller jusqu’à suivre les ventes dans une feuille de calcul après chaque service et à la fin de la journée.

Cela permet de prévoir les périodes d’affluence et de faire les préparatifs nécessaires. Cela vous permet également d’anticiper les jours de la semaine qui sont plus chargés que les autres afin de faciliter l’affectation du personnel.

Pour la plupart des restaurants, une grande partie des ventes quotidiennes dépend des cartes de crédit, et vous devez donc prendre l’habitude de clôturer les transactions quotidiennement pour vous assurer de garder la trace.

Maîtrisez les dépenses

Pour qu’un restaurant sache vraiment combien d’argent il a gagné à la fin d’une période donnée, il doit régulièrement additionner toutes ses dépenses et conserver tous les reçus de vente. Il est conseillé de commencer par payer les factures au moins une fois par semaine.

Une fois que vous aurez pris le coup de main, il vous semblera peut-être évident que certaines ventes doivent être enregistrées plus régulièrement que d’autres. En consacrant une demi-heure par jour à cette tâche, vous économiserez d’innombrables heures à la fin du mois.

Une comptabilité correcte pour les restaurants

Il existe plusieurs façons pour les restaurants de tenir leur comptabilité, et en fonction de vos revenus et même de vos préférences personnelles, vous pouvez choisir l’une ou l’autre.

  • Logiciel de comptabilité : Probablement la meilleure méthode pour les petits restaurateurs ou même les grandes chaînes ayant peu ou pas d’expérience en comptabilité, le logiciel de comptabilité est un excellent moyen de mettre votre restaurant sur ses pieds financiers. Comme indiqué ci-dessus, il existe un certain nombre de programmes parmi lesquels choisir, et chacun d’entre eux est adapté aux besoins spécifiques du restaurant. Il est conseillé de choisir tous les logiciels avant d’ouvrir votre restaurant pour éviter de passer par le processus de migration des données.
  • Feuilles de calcul : Si vous n’avez pas le budget pour un logiciel de comptabilité sophistiqué (même si la plupart des systèmes de comptabilité modernes sont relativement bon marché de nos jours), l’utilisation de n’importe quel logiciel de tableur est une excellente option pour les restaurants de taille moyenne et petite. L’avantage d’utiliser des feuilles de calcul pour la comptabilité d’un restaurant est qu’à l’avenir, si vous décidez de passer à un logiciel de comptabilité, les données peuvent être facilement exportées.
  • Grand livre papier : Si vous gérez un petit restaurant qui génère des revenus dans la partie inférieure du spectre, l’utilisation d’un grand livre papier est probablement la meilleure option pour vous. Les seuls inconvénients sont que l’utilisation d’un grand livre papier prend plus de temps et qu’il est également très difficile d’exporter les données vers un logiciel de comptabilité à l’avenir.

10 façons de réduire les frais de restaurant après le Covid-19 ici.

Si vous avez besoin d’aide pour mettre en œuvre votre plan marketing ou si vous avez du mal à déterminer quelle doit être votre prochaine étape, nous sommes là pour vous aider ! Nous vous aidons, que vous soyez au début de votre parcours marketing ou que vous recherchiez des services avancés de conseil en marketing pour votre restaurant. Cliquez ici pour plus d’informations.

Laisser un commentaire